Para que sirve esta pantalla
La pantalla Ordenes de Cobro permite registrar los cobros que se realizan a los clientes: es decir, cuando un cliente paga una o varias facturas pendientes. El resultado es una Orden de Cobro (tambien llamada Recibo) que queda registrada en el sistema y cancela el saldo de los comprobantes incluidos.
Registra el dinero que ingresa desde un cliente. Cancela facturas pendientes y da de alta los medios de pago (efectivo, cheques, transferencias, tarjetas, etc.) en los fondos correspondientes.
Cada vez que un cliente abona una deuda: al contado en el momento, via transferencia bancaria, con cheque, con tarjeta de credito, o cualquier combinacion de medios de pago.
Pestanas de la pantalla
La pantalla se organiza en varias pestanas. Las primeras tres son parte del proceso de crear una nueva orden:
| Pestana | Descripcion | Estado inicial |
|---|---|---|
| Listado de Ordenes | Muestra todas las ordenes de cobro ya registradas. Es la vista por defecto al abrir la pantalla. | Activa por defecto |
| Realizar Nueva Orden | Busca comprobantes pendientes de un cliente para armar una nueva orden. | Disponible |
| Comprobantes Agregados | Lista los comprobantes que ya fueron seleccionados para la orden actual. | Bloqueada hasta agregar comprobantes |
| Medios de Cobro | Formulario para ingresar efectivo, cheques, transferencias, tarjetas y otros medios. | Bloqueada hasta agregar comprobantes |
| Cobros Informados | Lista pagos online recibidos desde portales externos pendientes de impactar. Solo visible si la empresa lo tiene configurado. | Opcional / configurable |
Crear una nueva orden: Comprobantes Pendientes
Al ir a la pestana Realizar Nueva Orden, lo primero que aparece es un buscador de cliente. Escriba el nombre o codigo del cliente y seleccionelo de la lista desplegable.
La tabla Comprobantes Pendientes muestra cada comprobante del cliente con:
| Columna | Significado |
|---|---|
| Fecha | Fecha de emision del comprobante. |
| Tipo | Tipo de comprobante: Factura A/B/C, Nota de Debito, etc. |
| Numero | Punto de venta y numero del comprobante (ej: 0001-00000123). |
| Debe | Importe que el cliente debe (facturas). |
| Haber | Importe a favor del cliente (notas de credito, cobros a cuenta). |
| Saldo | Diferencia entre Debe y Haber. Es lo que falta cobrar. |
Para agregar un comprobante a la orden, haga clic en el boton (+) de la fila correspondiente. El comprobante pasa a la pestana Comprobantes Agregados.
Al pasar a la pestana Comprobantes Agregados se ve la lista de comprobantes incluidos con las columnas:
| Columna | Detalle |
|---|---|
| Fecha / Tipo / Numero | Identificacion del comprobante. |
| Saldo | Saldo total del comprobante. |
| A Cobrar | Importe que se va a cobrar en esta orden. Por defecto es el saldo completo, pero se puede modificar para cobros parciales. |
| Dto. (%) / Dto. ($) | Descuento a aplicar sobre ese comprobante (porcentaje o monto). Editable con doble clic en la celda. |
| Rec. (%) / Rec. ($) | Recargo a aplicar sobre ese comprobante. Editable con doble clic. |
Medios de Cobro
Una vez seleccionados los comprobantes, ir a la pestana Medios de Cobro. Aqui se especifica como paga el cliente. Se pueden combinar multiples medios en una misma orden. El sistema muestra en tiempo real el Total a Cobrar, el total de medios ingresados y el Saldo (diferencia entre lo que se debe cobrar y lo que se ingreso como medio de pago).
| Campo | Descripcion |
|---|---|
| N° Recibo | Numero de recibo manual (si corresponde). Puede dejarse en blanco si el sistema lo asigna automaticamente. |
| Fecha de Emision | Fecha de la orden de cobro. Por defecto toma la fecha del dia. |
| Total ($) | Total calculado automaticamente en base a los comprobantes agregados. |
| Cotizacion | Tipo de cambio general (visible solo en empresas con dolarizacion habilitada). |
| Fondo | Fondo de gastos al que se imputa el cobro en efectivo (visible solo si la empresa usa fondos de gastos). Si el usuario tiene un fondo asignado, se pre-selecciona automaticamente. |
| Observaciones | Texto libre para aclaraciones internas. |
| Enviar por Email | Si se activa, permite ingresar una direccion de email para enviar el recibo al cliente al confirmar. |
💵 Efectivo ($)
Ingrese el monto en efectivo recibido. El boton $ toma automaticamente el saldo pendiente para completar el importe. El boton 0 lo pone en cero.
💵 Efectivo (USD)
Disponible en empresas con dolarizacion. Permite ingresar el efectivo en dolares; el sistema convierte al tipo de cambio configurado.
🏠 Bancario
Muestra los movimientos bancarios disponibles (depositos, transferencias) que se pueden asociar a la orden. Marque el/los movimientos a aplicar.
Con el boton + se puede registrar un nuevo movimiento bancario (deposito o transferencia) que queda asociado a la orden.
🧿 Cheques de Terceros
Muestra los cheques de terceros disponibles en cartera para el cliente. Se pueden seleccionar para incluirlos en la orden. Con el boton + se puede registrar un nuevo cheque de tercero.
💳 Tarjeta 1 / Tarjeta 2
Pago con tarjeta de credito o debito. Campos: importe, tipo de tarjeta (seleccionar de la lista), numero de cupon y numero de autorizacion.
📈 Cobros a Cuenta
Lista los cobros a cuenta disponibles del cliente (saldos a favor que ya ingresaron en ordenes anteriores). Se pueden seleccionar para cancelar deuda.
📈 Pagos a Cuenta
Pagos a cuenta del cliente ya registrados que estan disponibles para aplicar a esta orden.
📋 Retenciones
Certificados de retencion presentados por el cliente (IVA, IIBB, Ganancias, Municipal, SUSS, Sellos). Con el boton + se abre un formulario para ingresar: tipo, fecha, numero y monto.
👥 Pagos a Terceros
Pagos que el cliente realiza a nombre de un tercero (proveedor u otro responsable). Se ingresan con el boton +.
▼ Descuentos
Genera automaticamente una Nota de Credito por el importe ingresado.
Nota CR Fiscal: crea una NC fiscal enviada a AFIP.
Nota CR Guardada: crea una NC guardada (sin impacto fiscal).
▲ Recargos
Genera automaticamente una Nota de Debito por el importe ingresado.
Nota DB Fiscal: crea una ND fiscal.
Nota DB Guardada: crea una ND guardada.
Al pie del formulario de medios, el sistema muestra en tiempo real:
| Item | Descripcion |
|---|---|
| Total a Cobrar ($) | Suma de todos los importes de los comprobantes seleccionados (lo que el cliente debe pagar). |
| Medios de Cobro ($) | Suma de todos los medios ingresados hasta el momento. |
| Saldo ($) | Diferencia entre los dos valores anteriores. Si es 0 la orden esta cuadrada. Si es positivo falta dinero; si es negativo hay excedente. |
- Si el saldo es cero, la orden se registra directamente.
- Si el saldo es positivo (el cliente paga menos de lo que debe), el sistema avisa y permite cancelar parcialmente los comprobantes.
- Si el saldo es negativo (el cliente paga mas de lo que debe), el sistema pregunta que hacer con el excedente:
- Cobro a Cuenta: el excedente queda guardado como saldo a favor del cliente para usar en futuras ordenes.
- Efectivo: el excedente se devuelve al cliente en efectivo y se imputa al fondo de gastos.
Listado de Ordenes de Cobro
La pestana Listado de Ordenes muestra todas las ordenes registradas en una tabla paginada. Las columnas disponibles son:
| Columna | Descripcion |
|---|---|
| Acciones | Botones de accion para cada orden (ver, anular, imprimir). |
| Fecha | Fecha de emision de la orden de cobro. |
| Numero | Numero unico de la orden. |
| Cliente | Nombre del cliente que realizo el pago. |
| Importe | Total cobrado en la orden. |
| Fondo | Fondo de gastos al que fue imputado el cobro (visible solo si la empresa usa fondos). |
| Obs. | Observaciones ingresadas al momento del cobro. |
Para anular una orden ya registrada, use el boton de accion correspondiente en el listado. El sistema solicita obligatoriamente un motivo de anulacion antes de confirmar. La anulacion revierte el impacto en la cuenta corriente del cliente y en los fondos de caja/banco.
Cobros Informados (opcional)
La tabla Cobros Informados lista los pagos que un sistema externo (portal de pagos, gateway, etc.) informa como recibidos, pero que todavia no fueron procesados en el sistema.
| Columna | Descripcion |
|---|---|
| Fecha | Fecha del cobro informado por el portal externo. |
| Origen | Plataforma o fuente desde donde se informo el pago. |
| Responsable | Cliente al que corresponde el pago. |
| Importe | Monto del pago informado. |
- Impactar: Convierte el cobro informado en una Orden de Cobro real en el sistema. El sistema pide confirmar la fecha del cobro antes de procesar.
- Eliminar: Descarta el cobro informado sin crear una orden. Util cuando el pago fue informado por error o corresponde a otro concepto.
Flujo de uso tipico
Hacer clic en la pestana correspondiente.
Escribir el nombre o codigo en el buscador y seleccionarlo. La tabla de comprobantes pendientes se carga automaticamente.
Hacer clic en el boton (+) de cada factura que el cliente esta pagando. Alternativamente, usar la opcion automatica indicando el importe total recibido.
En la pestana Comprobantes Agregados se puede modificar el importe a cobrar por cada uno (para cobros parciales) o agregar descuentos/recargos por comprobante.
Ir a la pestana Medios de Cobro y completar: efectivo, cheques, transferencias, tarjetas u otros medios segun lo que el cliente entregue. Verificar que el Saldo quede en 0.
Si corresponde: N° de recibo, observaciones, fondo de gastos, envio por email.
Hacer clic en Aceptar. Si hay un saldo negativo (pago en exceso), el sistema pregunta que hacer: guardar como cobro a cuenta o devolver en efectivo. Una vez confirmada, la orden queda registrada y aparece en el listado.
Comportamiento segun configuracion de la empresa
| Si la empresa tiene... | Que cambia en la pantalla |
|---|---|
| Fondos de Gastos habilitados | Aparece el campo Fondo para elegir a que fondo se imputa el efectivo recibido. Si el usuario tiene un fondo asignado, se pre-selecciona automaticamente y puede estar bloqueado para usuarios no administradores. |
| Dolarizacion habilitada | Aparece el campo Cotizacion en la cabecera y la opcion de cobrar en USD. El sistema muestra los saldos en dolares y permite elegir entre cobrar en pesos o en dolares. |
| Facturas de exportacion | El efectivo pasa a modo "multiple": permite registrar varios movimientos en efectivo con distintas monedas y cotizaciones. |
| Impuesto Credito/Debito | En el modal de movimiento bancario aparece la tasa del impuesto y se puede optar por generar o no el comprobante de impuesto. |
| Ordenes por grupo de responsables | Permite incluir comprobantes de distintos clientes del mismo grupo en una sola orden. |
| Cobros Informados habilitados | Aparece la pestana Cobros Informados con los pagos pendientes de impactar. |
| Permisos limitados (no_per_desc_rec) | Los campos de Descuentos y Recargos quedan ocultos para el usuario. |
Situaciones frecuentes y como resolverlas
| Situacion | Como resolverlo |
|---|---|
| El saldo de la orden no cierra en cero | Revisar que los montos ingresados en los medios de cobro sumen exactamente el total a cobrar. Usar el boton $ en el campo Efectivo para completar automaticamente el saldo pendiente. |
| El cliente tiene mas saldo del que se esperaba | Puede tener cobros a cuenta previos o notas de credito sin aplicar. Revisar en la tabla de comprobantes pendientes el listado completo (columna Haber). |
| No aparecen movimientos bancarios disponibles | Los movimientos bancarios disponibles son los que ya fueron registrados previamente en el sistema pero que todavia no estan asociados a una orden. Si no hay, significa que no se registro ningun ingreso bancario pendiente. |
| No aparecen cheques disponibles | Los cheques deben haber sido registrados en el sistema (en la cuenta corriente del cliente o en la cartera) para aparecer en la lista. Si no hay cheques, no se registraron previamente. |
| El boton Aceptar no hace nada | Verificar que haya al menos un comprobante agregado y que todos los campos requeridos esten completos (fecha de emision, fondo si aplica). |
| La orden quedo con saldo negativo (excedente) | Al aceptar, el sistema muestra un dialogo para elegir el destino del excedente: dejarlo como cobro a cuenta del cliente o devolverlo en efectivo. |
| Necesito modificar una orden ya registrada | Las ordenes no se pueden editar una vez registradas. Se debe anular la orden incorrecta (indicando el motivo) y crear una nueva con los datos correctos. |
| El cliente cambio mientras armaba la orden | Si se cambia el cliente, el sistema limpia todos los comprobantes ya agregados y reinicia el proceso. Confirmar antes de cambiar. |
| Hay comprobantes "guardados" junto con medios bancarios | En algunas configuraciones, al mezclar comprobantes guardados (no fiscalizados) con medios fiscales (bancarios, tarjetas, cheques), el sistema avisa antes de confirmar para evitar inconsistencias contables. |
Glosario de terminos
- Orden de Cobro / Recibo
- Documento que registra el ingreso de dinero de un cliente. Cancela el saldo de las facturas incluidas.
- Comprobante Pendiente
- Factura o nota de debito que el cliente todavia no pago, total o parcialmente.
- Saldo a Cuenta / Cobro a Cuenta
- Dinero que el cliente pago en exceso o por adelantado, que queda a su favor para descontar de futuras facturas.
- Pago a Cuenta
- Pago registrado como "a cuenta" de comprobantes futuros. Similar al cobro a cuenta pero desde otra perspectiva contable.
- Movimiento Bancario
- Deposito o transferencia bancaria ya registrada en el sistema que puede asociarse a una orden de cobro como medio de pago.
- Cheque de Tercero
- Cheque emitido por alguien diferente al cliente que lo entrega como pago. Queda en cartera hasta su cobro o endoso.
- Retencion
- Importe que el cliente descuenta del pago en concepto de impuesto retenido (IVA, IIBB, Ganancias, etc.). Se documenta con un certificado de retencion.
- Nota de Credito (NC)
- Comprobante que reduce la deuda del cliente. Se genera automaticamente cuando se ingresa un descuento en la orden.
- Nota de Debito (ND)
- Comprobante que aumenta la deuda del cliente. Se genera automaticamente cuando se ingresa un recargo en la orden.
- Fiscal / Guardado
- Fiscal: el comprobante se emite formalmente y puede enviarse a AFIP (con CAE). Guardado: queda en estado borrador sin impacto fiscal oficial.
- Fondo de Gastos
- Caja o fondo donde se registra el ingreso del efectivo cobrado. Permite separar el dinero por caja, sucursal o responsable.
- Cotizacion / Tipo de Cambio
- Valor del dolar respecto al peso. Usado para convertir cobros en moneda extranjera a pesos.
- Cobro Informado
- Notificacion recibida de un portal externo (pagos online, debito automatico) indicando que un cliente pago. Debe ser "impactado" para generar la orden de cobro real en el sistema.
- Pago a Tercero
- Pago que el cliente realiza en nombre de otro (por ejemplo, pago a un proveedor vinculado). Queda registrado en la orden pero va a cuenta del tercero indicado.