Que es esta pantalla
Administrar Formularios es la herramienta del sistema que permite crear formularios personalizados para recopilar informacion de distintas personas o canales. A traves de esta pantalla, la empresa puede disenar formularios con preguntas a medida, y luego consultar las respuestas recibidas.
Los formularios pueden ser utilizados, por ejemplo, para relevamientos internos, solicitudes de clientes, encuestas de satisfaccion, registros de visitas o cualquier otro tipo de recopilacion de datos que la empresa necesite organizar.
Cada formulario puede tener sus propios campos con distintos tipos de respuesta: texto libre, numeros, fechas, opciones predefinidas, correo electronico, archivos adjuntos, entre otros. Las respuestas quedan almacenadas en el sistema y pueden consultarse en cualquier momento.
Donde se encuentra
Para acceder a esta pantalla, navegar por el menu del sistema siguiendo la ruta:
Asistentes > Administrar Formularios
Que ve el usuario al ingresar
Al ingresar a la pantalla, el sistema carga el modulo de formularios completo dentro de la pagina. Este modulo esta disenad para funcionar de forma integrada y muestra distintas secciones segun lo que el usuario necesite hacer.
Secciones principales
La pantalla se organiza en dos areas de trabajo principales:
- Listado de formularios: muestra todos los formularios definidos para la empresa. Desde aqui se puede crear uno nuevo, editar uno existente o ver sus respuestas.
- Detalle de respuestas: al seleccionar un formulario, se pueden ver todas las respuestas recibidas para ese formulario, con fecha, hora, origen y los valores ingresados en cada campo.
Comportamiento inicial
Al abrir la pantalla, el sistema carga automaticamente el listado de formularios disponibles para la empresa del usuario logueado. Si no hay formularios creados todavia, la lista aparece vacia y se puede crear el primero.
Gestionar formularios
Desde esta seccion el usuario puede crear, modificar y administrar los formularios disponibles para su empresa.
Crear un nuevo formulario
Al hacer clic en el boton de nuevo formulario, se puede definir un formulario con la siguiente informacion:
| Campo | Descripcion |
|---|---|
| Nombre | Nombre descriptivo del formulario. Aparece en el listado y en la vista de respuestas. Ejemplo: "Solicitud de visita tecnica", "Encuesta de satisfaccion". |
Editar un formulario
Desde el listado, al seleccionar un formulario existente, se pueden modificar sus datos y tambien agregar, modificar u ordenar sus campos.
Anular un formulario
Los formularios que ya no se necesitan pueden anularse. Un formulario anulado deja de estar disponible para recibir nuevas respuestas, pero sus respuestas ya registradas se conservan y pueden seguir consultandose.
Campos del formulario
Cada formulario se compone de uno o mas campos. Cada campo define una pregunta o dato que se le solicita al usuario que completa el formulario.
Datos de cada campo
| Dato | Descripcion |
|---|---|
| Nombre | Texto de la pregunta o etiqueta del campo. Ejemplo: "Nombre completo", "Fecha de la visita", "Comentarios adicionales". |
| Tipo | Define el tipo de respuesta esperada. Ver tabla de tipos a continuacion. |
| Valores (opciones) | Solo se completa cuando el tipo es Opciones. Se ingresan las alternativas posibles entre las que el usuario puede elegir. |
| Requerido | Indica si el campo es obligatorio. Si esta marcado como requerido, el formulario no puede enviarse sin completar ese campo. |
| Orden | Posicion del campo dentro del formulario. Permite controlar en que orden aparecen las preguntas. |
Tipos de campo disponibles
| Tipo | Que acepta |
|---|---|
| Texto | Una linea corta de texto libre. Adecuado para nombres, apellidos, titulos o respuestas breves. |
| Texto Largo | Varias lineas de texto. Adecuado para comentarios, observaciones o descripciones extensas. |
| Numerico | Solo acepta numeros. Util para cantidades, edades, codigos numericos, etc. |
| Fecha | Permite ingresar o seleccionar una fecha. Util para registrar fechas de visita, nacimiento, vencimiento, etc. |
| Si/No | Respuesta booleana: el usuario elige entre Si o No. Ideal para confirmaciones o preguntas de dos opciones. |
| Opciones | Lista de alternativas predefinidas. El usuario selecciona una de las opciones disponibles. Se deben configurar las opciones al crear el campo. |
| Direccion de correo electronico. El sistema valida que el formato sea correcto (usuario@dominio.com). | |
| Archivo adjunto | Permite al usuario adjuntar un archivo (imagen, documento, etc.) como respuesta al campo. |
Anular un campo
Si un campo ya no debe aparecer en el formulario, puede anularse. Los campos anulados dejan de mostrarse en el formulario, pero las respuestas ya registradas para ese campo se conservan.
Ver respuestas recibidas
Al seleccionar un formulario del listado, el sistema muestra todas las respuestas que se han registrado para ese formulario. Cada fila de la grilla corresponde a un envio completo del formulario.
Informacion disponible por respuesta
| Dato | Descripcion |
|---|---|
| Fecha y hora de carga | Momento exacto en que se registrd la respuesta en el sistema. |
| Fecha y hora de modificacion | Si la respuesta fue editada posteriormente, muestra cuando fue la ultima modificacion. |
| Responsable de carga | Usuario del sistema que registro la respuesta, en caso de haberse cargado de forma interna. |
| Cliente | Indica si la respuesta fue enviada desde un dispositivo de escritorio (desktop) o desde un dispositivo movil (movil). |
| IP | Direccion IP desde la cual se envio la respuesta. Util para rastrear el origen en caso de necesitarlo. |
| Origen | Canal o fuente desde el cual se recibio la respuesta. Por ejemplo: sitio web, aplicacion movil, carga manual, etc. Los origenes disponibles estan configurados por el sistema. |
| Respuesta interna | Indica si la respuesta fue cargada manualmente por un usuario del sistema (en lugar de llegar desde un canal externo). |
Detalle de una respuesta
Al hacer clic sobre una respuesta, se puede ver el contenido completo: cada campo del formulario y el valor ingresado por el encuestado. En los campos de tipo Archivo adjunto, el archivo puede descargarse o visualizarse directamente.
Anular una respuesta
Las respuestas que deban descartarse pueden anularse. Una respuesta anulada queda marcada como tal y no se contabiliza en los totales, aunque sigue visible en el historial.
Carga interna de respuestas
Ademas de recibir respuestas desde canales externos (sitio web, aplicacion, etc.), el sistema permite que un usuario logueado cargue una respuesta de forma manual en nombre de otra persona.
Esto es util cuando, por ejemplo, un cliente llama por telefono o se presenta en persona y el operador quiere registrar sus datos directamente en el sistema sin que la persona complete el formulario por su cuenta.
Las respuestas cargadas internamente quedan identificadas como Respuesta interna, y se registra el nombre del usuario que las cargo y la fecha y hora de carga.
Configuracion del modulo
El modulo de formularios tiene algunas configuraciones que afectan su disponibilidad y comportamiento:
| Configuracion | Efecto en la pantalla |
|---|---|
| Empresa utiliza formularios | Si este parametro esta desactivado, la opcion Administrar Formularios no aparece en el menu del sistema. Para habilitar el modulo, el administrador debe activar esta configuracion en los parametros de la empresa. |
| Origenes disponibles | El sistema mantiene una lista de origenes predefinidos (por ejemplo: web, movil, telefono, presencial). Al registrar una respuesta, se puede indicar desde que origen provino. Esta lista es gestionada a nivel de sistema y no se configura por empresa. |
Flujo de trabajo
Crear y poner en uso un formulario
Ingresar a la pantalla
Navegar a Asistentes > Administrar Formularios.
Crear el formulario
Hacer clic en el boton para nuevo formulario e ingresar el nombre del formulario.
Agregar los campos
Desde el detalle del formulario, agregar cada campo indicando nombre, tipo, si es requerido y el orden de aparicion.
Poner en uso
Una vez configurado, el formulario ya esta disponible para recibir respuestas desde los canales habilitados (web, app, etc.).
Consultar respuestas recibidas
Seleccionar el formulario
En el listado de formularios, hacer clic sobre el formulario del que se quieren ver las respuestas.
Revisar el listado
La grilla muestra todas las respuestas recibidas con fecha, hora, origen y dispositivo.
Ver el detalle
Hacer clic en una respuesta para ver el valor ingresado en cada campo del formulario.
Gestionar la respuesta
Si corresponde, anular la respuesta o editarla con la informacion correcta.