Documentacion - Administrar Contratos

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Que es esta pantalla

Administrar Contratos es la pantalla central para gestionar los contratos de servicios que la empresa tiene con sus clientes. Desde aqui se pueden crear nuevos contratos, modificar los existentes, registrar facturacion periodica y hacer seguimiento de los envios de email automaticos y manuales.

Cada contrato vincula un cliente con un servicio, define el importe a facturar, la vigencia, el tipo de cobro y la modalidad de facturacion. La pantalla permite trabajar sobre toda la cartera de contratos o filtrar por cualquier combinacion de criterios para encontrar rapidamente los que se necesitan.

La usan principalmente los equipos de administracion y facturacion para gestionar la cartera de clientes recurrentes de la empresa.

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Donde se encuentra

La pantalla se accede desde el menu principal:

Asistentes > Administrar Contratos

Nota: El acceso a esta pantalla puede estar restringido segun el perfil del usuario. Si no aparece en el menu, consultar con el administrador del sistema.

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Vista general al ingresar

Al ingresar a la pantalla se muestra el panel de filtros con todos los criterios de busqueda disponibles. La grilla de resultados no se muestra hasta que el usuario presione Filtrar.

Una vez aplicado el filtro, debajo del panel aparece la grilla con los contratos que coinciden con los criterios seleccionados. La grilla tiene tres pestanas:

Listado de Contratos: la grilla principal con todos los contratos encontrados.
Log Emails: historial de emails enviados automaticamente por el sistema para cada periodo facturado.
Log Emails Manuales: historial de comunicaciones enviadas manualmente desde la pantalla.

Nota: La grilla permanece oculta hasta que se aplica al menos un filtro o se hace clic en Filtrar sin criterios (muestra todos los contratos activos).

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Filtros disponibles

El panel de filtros permite combinar multiples criterios para encontrar los contratos deseados. Todos los campos son opcionales.

Filtro	Descripcion
Cliente	Busca contratos de un cliente especifico. Se escribe el nombre y el sistema sugiere coincidencias a medida que se tipea.
Vigencia Desde / Hasta	Filtra contratos cuya fecha de inicio o fin este dentro del rango indicado.
Servicio	Busca contratos que incluyan un servicio especifico. Funciona con autocompletado igual que el campo Cliente.
Periodo Desde / Hasta	Filtra contratos que tengan periodos pendientes o por vencer dentro del rango de fechas indicado.
Facturacion	Filtra por tipo de facturacion: Anticipada (se factura antes del periodo) o Diferida (se factura despues del periodo). Dejar en "Todos" para no filtrar.
Tipo Cobro	Filtra por la forma en que se cobra al cliente: Cobrador, Debito, Online, Presencial o Transferencia.
P. Anticipado	Filtra contratos que tengan un tipo de pago anticipado configurado (descuento por pago adelantado de varios meses).
Periodos	Filtra contratos segun el estado de sus periodos: Impagos (periodos no cobrados), Por vencer (proximos a vencer) o ambos.
Incluir comprobantes	Cuando esta marcado, la grilla muestra tambien los comprobantes de facturacion asociados a cada contrato.
Grupo	Filtra contratos que pertenezcan a un grupo de contrato especifico (agrupamiento configurado por la empresa).
Fiscal	Filtra entre contratos fiscales y no fiscales. Solo visible si la empresa tiene habilitada esta opcion.
Ver clientes sin cuenta de mail	Al marcar esta opcion, la grilla muestra unicamente los contratos de clientes que no tienen un email registrado.
Ver contratos anulados	Incluye en los resultados los contratos que fueron anulados. Por defecto no se muestran.
Buscar	Texto libre para buscar por cualquier dato del contrato (nombre de cliente, codigo interno, domicilio, etc.).

Botones del panel de filtros

Nuevo: abre el modal para crear un contrato nuevo.
Filtrar: aplica los criterios seleccionados y muestra los resultados en la grilla.
Limpiar: borra todos los filtros y oculta la grilla.
Imprimir (icono): genera un reporte imprimible con los contratos del resultado actual.
Excel (icono): exporta los contratos del resultado actual a un archivo Excel.

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Grilla de contratos

La grilla principal muestra los contratos que coinciden con los filtros aplicados. Cada fila corresponde a un contrato.

Columnas de la grilla

Columna	Descripcion
(checkbox)	Permite seleccionar uno o varios contratos para aplicar acciones masivas (Facturar o Enviar Email).
Acciones	Botones de accion por fila: editar el contrato, anularlo o activarlo segun su estado actual.
Cliente	Nombre o razon social del cliente titular del contrato.
Servicio	Nombre del articulo o servicio contratado.
Vigencia	Rango de fechas de inicio y fin del contrato.
Cantidad	Cantidad de unidades del servicio contratado.
Cantidad Adicional	Cantidad extra de unidades (por encima de la cantidad base del contrato).
Importe	Importe unitario del servicio en el contrato.
Facturacion	Tipo de facturacion del contrato: Anticipada o Diferida.
Cobro	Modalidad de cobro configurada en el contrato.
Observacion	Texto libre de observaciones ingresado al crear o editar el contrato.

Acciones masivas

Al seleccionar uno o varios contratos con el checkbox aparecen dos botones encima de la grilla:

Facturar: genera los comprobantes de facturacion para los periodos pendientes de los contratos seleccionados.
Email: envia una comunicacion por correo electronico a los clientes de los contratos seleccionados.

Al seleccionar contratos, el sistema muestra un resumen con la cantidad de periodos a facturar y el importe total.

Pestanas de log

La pestana Log Emails muestra el historial de emails enviados automaticamente al generar facturas. Columnas: Fecha/Hora, Cliente, Servicio, Periodo, Email y estado Enviado (si/no).

La pestana Log Emails Manuales muestra el historial de comunicaciones enviadas manualmente. Columnas: Fecha/Hora, Asunto, Email y estado Enviado.

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Nuevo contrato / Editar contrato

Al hacer clic en Nuevo o en el boton de edicion de una fila de la grilla, se abre el modal de ABM de contratos. Este modal tiene hasta cuatro pestanas segun la configuracion de la empresa.

Pestana: Datos del Contrato

Contiene los campos principales del contrato:

Campo	Descripcion
Cliente	El cliente titular del contrato. Se busca por nombre y el sistema muestra sugerencias. Es obligatorio. Desde este campo tambien se puede dar de alta un cliente nuevo si no existe en el sistema.
Codigo Interno	Identificador propio de la empresa para este contrato. Es obligatorio y debe ser unico.
Servicio	El articulo o servicio que se contrata. Se busca por nombre con autocompletado. Es obligatorio. Al seleccionarlo, el sistema puede completar automaticamente el importe segun el precio del articulo.
Cantidad	Cantidad de unidades del servicio. Obligatorio.
Domicilio	Direccion donde se presta el servicio. Obligatorio.
F. Desde / F. Hasta	Fecha de inicio y fin de vigencia del contrato. La fecha de inicio es obligatoria.
Formula	Formula de calculo del importe (si la empresa la utiliza). Al ingresar una formula el campo Importe se calcula automaticamente.
Importe	Importe del contrato por periodo. Se completa automaticamente segun el precio del servicio o la formula. El campo es de solo lectura.
Fiscalizar	Indica si el contrato genera factura fiscal o no fiscal. Solo visible si la empresa tiene habilitada la opcion de contratos no fiscales.
Tipo Facturacion	Anticipada: se factura antes del periodo. Diferida: se factura despues del periodo. Obligatorio.
Tipo Cobro	Modalidad de cobro: Cobrador, Debito, Online, Presencial o Transferencia. Obligatorio.
Pago Anticipado	Plan de pago anticipado de varios meses con descuento incluido. Opcional. Al seleccionar uno el sistema muestra el porcentaje de descuento y la cantidad de meses que incluye.
Grupo de Contrato	Agrupamiento al que pertenece el contrato. Util para filtrar y facturar por grupos. Opcional.
Observaciones	Texto libre para registrar aclaraciones o comentarios sobre el contrato. Opcional.

Pestana: Datos Adicionales

Visible solo si la empresa tiene habilitada la opcion de datos adicionales para contratos. Permite registrar informacion complementaria especifica de la empresa.

Pestana: Datos ISP

Visible solo para empresas proveedoras de servicios de internet (ISP). Permite registrar los datos de conectividad del cliente:

Campo	Descripcion
Central	Central o nodo de red al que esta conectado el cliente.
Comunicador	Equipo de comunicacion asignado al cliente.
Red Celular	Red celular utilizada para la conexion, si aplica.
Telefono Celular	Numero de celular asociado al servicio.
Enlace	Tipo de enlace de conexion.
IP	Direccion IP asignada al cliente.
Telefono Fijo	Numero de telefono fijo asociado al servicio.
Serial	Numero de serie del equipo del cliente.
Velocidad	Plan de velocidad de internet contratado (bajada/subida en Mbps).

Guardar: Al confirmar el modal, el sistema guarda el contrato y, si es nuevo, genera automaticamente los periodos de facturacion segun la configuracion. Si es una modificacion, actualiza los datos del contrato existente.

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Cargos adicionales

Dentro del modal de edicion, la pestana Cargos Adicionales permite agregar cobros extraordinarios a un contrato que no forman parte del importe periodico habitual.

Los cargos adicionales pueden ser:

Articulo: se selecciona un articulo del catalogo, con su precio y tasa de IVA.
Detalle: se describe libremente el cargo con texto, precio e IVA.
Descuento (%): se aplica un porcentaje de descuento sobre el importe del contrato para el periodo indicado.

Campos del cargo adicional

Campo	Descripcion
Cantidad	Cantidad de unidades del cargo. Por defecto es 1.
Precio (sin IVA)	Precio unitario del cargo sin incluir el IVA.
Tasa IVA	Tasa de IVA aplicable al cargo (21%, 10,5%, exento, etc.).
Periodo	Periodo de facturacion al que se asocia este cargo adicional.

La tabla de cargos adicionales tiene un filtro de estado (Pendientes / Facturados / Todos) para ver el estado de cada cargo. Los cargos pendientes se facturaran junto con el siguiente periodo de facturacion.

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Facturar periodos

La accion de Facturar permite generar los comprobantes de venta correspondientes a uno o varios contratos para sus periodos pendientes.

Para facturar periodos:

Aplicar los filtros necesarios para encontrar los contratos a facturar.
Seleccionar los contratos usando los checkboxes de la primera columna. Si se quieren facturar todos, marcar el checkbox del encabezado.
Hacer clic en el boton Facturar que aparece encima de la grilla.
El sistema mostrara un resumen con la cantidad de periodos y el importe total antes de confirmar.
Confirmar para generar los comprobantes.

Resultado: El sistema genera un comprobante de venta por cada contrato seleccionado e incluye automaticamente los cargos adicionales pendientes de ese contrato en el comprobante.

Importante: Solo se pueden facturar contratos activos con periodos pendientes. Los contratos anulados o sin periodos pendientes no generan comprobante aunque esten seleccionados.

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Enviar email masivo

La accion Email permite enviar una comunicacion por correo electronico a los clientes de los contratos seleccionados.

Para usar esta funcion:

Seleccionar los contratos cuyos clientes deben recibir el email usando los checkboxes.
Hacer clic en el boton Email encima de la grilla.
Se abrira un formulario para ingresar el asunto y el cuerpo del mensaje.
Confirmar para enviar.

Cada envio queda registrado en la pestana Log Emails Manuales con la fecha, hora, asunto, destinatario y si el envio fue exitoso.

Requisito: El cliente debe tener una direccion de email registrada en su ficha. Para identificar clientes sin email, usar el filtro Ver clientes sin cuenta de mail antes de enviar.

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Log de emails

La pantalla cuenta con dos pestanas de historial de emails, accesibles despues de filtrar:

Log Emails (automaticos)

Registra los emails enviados automaticamente por el sistema cada vez que se factura un periodo de un contrato. Muestra:

Fecha / Hora: cuando se envio el email.
Cliente: destinatario del email.
Servicio: servicio al que corresponde el periodo facturado.
Periodo: periodo de facturacion al que corresponde el comprobante.
Email: direccion de correo a la que se envio.
Enviado: indica si el email llego correctamente o si hubo un error en el envio.

Log Emails Manuales

Registra las comunicaciones enviadas manualmente desde el boton Email de la pantalla. Muestra:

Fecha / Hora: cuando se envio el email.
Asunto: el asunto del mensaje enviado.
Email: direccion de correo destinataria.
Enviado: estado del envio.

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Comportamiento segun configuracion de empresa

Si la empresa tiene...	Que cambia en la pantalla
Opcion No Fiscal habilitada	Aparece el filtro Fiscal en el panel de filtros y el campo Fiscalizar (SI/NO) en el modal de contrato. Permite distinguir contratos que generan factura fiscal de los que no.
Datos adicionales habilitados	El modal de contrato muestra una tercera pestana Datos Adicionales con campos extra personalizados para la empresa.
Empresa configurada como ISP	El modal de contrato muestra la pestana Datos ISP con campos de conectividad (central, comunicador, IP, velocidad, serial, etc.).
Pagos anticipados configurados	El selector P. Anticipado en el filtro y el campo Pago Anticipado en el modal muestran los planes de pago anticipado disponibles. Al seleccionar uno, el sistema informa el descuento y la cantidad de meses incluidos.
Grupos de contratos configurados	El selector Grupo en el filtro y el campo Grupo de Contrato en el modal permiten agrupar contratos para filtrar y facturar por lotes.

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Flujo de trabajo tipico

Crear un contrato nuevo

1

Abrir el modal

Hacer clic en Nuevo. Se abre el modal de ABM de contratos con los campos en blanco.

2

Completar los datos

Ingresar cliente, codigo interno, servicio, cantidad, domicilio, fechas, importe y tipo de facturacion y cobro.

3

Cargos adicionales (opcional)

Si corresponde, ir a la pestana Cargos Adicionales y agregar los cargos extraordinarios del contrato.

4

Datos ISP (si aplica)

Para empresas ISP, completar los datos de conectividad en la pestana Datos ISP.

5

Guardar

Confirmar el modal. El sistema guarda el contrato y genera los periodos de facturacion.

Facturar contratos

1

Filtrar

Aplicar filtros para encontrar los contratos a facturar (por periodo, tipo cobro, grupo, etc.).

2

Seleccionar

Marcar los contratos deseados con el checkbox. El sistema muestra el resumen de periodos e importes.

3

Facturar

Hacer clic en el boton Facturar y confirmar. El sistema genera los comprobantes.

4

Verificar

Revisar el Log Emails para confirmar que los comprobantes fueron enviados a los clientes.

⚠

Errores frecuentes

La grilla no aparece despues de hacer clic en Filtrar

La grilla se muestra unicamente despues de ejecutar el filtro. Verificar que los criterios no sean demasiado restrictivos. Si se dejaron todos los filtros en blanco y la grilla sigue sin aparecer, puede que no haya contratos cargados en el sistema o que el usuario no tenga permisos para verlos.

Al guardar el contrato aparece "Debe seleccionar un cliente"

El campo Cliente es obligatorio. Escribir el nombre en el buscador y seleccionar una opcion de la lista desplegable. Si el cliente no existe, es necesario darlo de alta primero desde el campo de busqueda del modal.

Al guardar el contrato aparece "Debe ingresar un codigo interno"

El Codigo Interno es obligatorio y debe ser unico por empresa. Si el error persiste despues de completarlo, es posible que ya exista otro contrato con ese mismo codigo interno.

El boton Facturar no aparece aunque hay contratos seleccionados

El boton Facturar solo se muestra cuando hay al menos un contrato seleccionado con el checkbox. Verificar que el checkbox este marcado en la columna de la izquierda de la fila del contrato. Tambien puede ocurrir que los contratos seleccionados no tengan periodos pendientes de facturacion.

El email aparece como "No enviado" en el Log Emails

Puede deberse a que el cliente no tiene email registrado, la direccion de email es incorrecta, o hubo un problema de conectividad con el servidor de correo. Verificar la ficha del cliente y corregir el email si es necesario. Consultar con el administrador del sistema si el problema persiste.

No se puede anular un contrato desde la grilla

La anulacion de contratos puede requerir un nivel de permiso especifico. Si el boton de anulacion no aparece o esta deshabilitado, consultar con el administrador del sistema para verificar los permisos del usuario.

El campo Importe aparece en cero al seleccionar el servicio

El importe se completa automaticamente con el precio del servicio. Si aparece en cero, el articulo seleccionado puede no tener precio configurado. Verificar el precio del servicio en la pantalla de articulos o ingresar el importe manualmente si el campo lo permite.

No aparece la pestana "Datos ISP" en el modal

La pestana Datos ISP solo se muestra si la empresa esta configurada como proveedor de servicios de internet. Si la empresa necesita esta funcionalidad, el administrador del sistema debe habilitarla en la configuracion de la empresa.

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Glosario

Contrato

Acuerdo entre la empresa y un cliente para la prestacion de un servicio por un periodo de tiempo y un importe determinado.

Periodo

Unidad de facturacion de un contrato (generalmente mensual). Cada periodo genera un comprobante de venta cuando se factura.

Facturacion Anticipada

El comprobante se emite antes del periodo de servicio (por ejemplo, se factura enero en diciembre del mes anterior).

Facturacion Diferida

El comprobante se emite despues del periodo de servicio (por ejemplo, se factura enero en febrero).

Tipo Cobro

Modalidad en que el cliente abona el servicio: Cobrador (un cobrador pasa a cobrar), Debito (debito automatico), Online, Presencial o Transferencia bancaria.

Cargo Adicional

Cobro extra que se agrega a un contrato para un periodo especifico, fuera del importe periodico habitual (instalacion, materiales, descuentos, etc.).

Pago Anticipado

Plan en el que el cliente paga varios meses por adelantado a cambio de un descuento porcentual sobre el importe.

Grupo de Contrato

Agrupamiento logico de contratos que permite filtrarlos y facturarlos en lote. Util cuando la empresa trabaja con distintos conjuntos de clientes o servicios.

Codigo Interno

Identificador alfanumerico que la empresa le asigna a cada contrato para su propio control y referencia.

ISP

Proveedor de servicios de internet. Cuando la empresa es ISP, el sistema habilita campos adicionales para registrar datos tecnicos de la conexion de cada cliente.

Log de Emails

Registro historico de todos los correos electronicos enviados a los clientes desde esta pantalla, tanto los automaticos (al facturar) como los manuales.

Contrato Fiscal / No Fiscal

Un contrato fiscal genera una factura oficial ante AFIP. Uno no fiscal genera un comprobante interno sin validez fiscal. Solo disponible si la empresa tiene esta opcion habilitada.