Que es esta pantalla
Administrar Compras es el panel central para visualizar, consultar y gestionar todos los comprobantes de compra registrados en el sistema. Desde aqui el usuario puede ver el historial completo de compras, filtrar por proveedor, fechas o cuentas de gasto, y realizar acciones sobre comprobantes existentes como anularlos, activarlos o corregir sus datos administrativos.
Esta pantalla no permite cargar nuevas compras (eso se hace desde otras pantallas del modulo de compras), sino que sirve para administrar y operar sobre las compras ya registradas.
Tipicamente la usan responsables del area de compras, administracion y contabilidad para controlar el estado de los comprobantes, corregir datos de imputacion y gestionar anulaciones cuando es necesario.
Donde se encuentra
La pantalla se accede desde el menu principal del sistema:
Asistentes > Administrar Compras
Que ve el usuario al ingresar
Al ingresar a la pantalla el usuario ve dos secciones principales apiladas:
Panel de filtros
En la parte superior aparece un panel con todos los filtros disponibles para acotar la busqueda: proveedor, rango de fechas, unidad de negocio, cuenta de gasto, proyecto, deposito, tipo de comprobante y pedidos. Los filtros se aplican al hacer clic en Filtrar o al cambiar ciertos selectores.
Panel de totales y grilla
Debajo del panel de filtros aparece la grilla de comprobantes, junto con una fila de totales que muestra el neto, IVA, total general, neto fiscal e IVA fiscal del conjunto de registros consultado.
La grilla carga automaticamente al ingresar con un filtro de fecha predeterminado (generalmente el primer dia del mes actual hacia atras, segun la configuracion de la empresa). No es necesario hacer clic en Filtrar para ver los datos iniciales.
Buscador general
Sobre la grilla hay un campo de texto Buscar que permite filtrar los resultados por cualquier texto visible en la tabla (numero de comprobante, proveedor, etc.) sin necesidad de usar los filtros superiores.
Filtros disponibles
| Filtro | Descripcion |
|---|---|
| Proveedor | Campo de busqueda con autocompletado. Al escribir al menos 3 caracteres el sistema sugiere proveedores. Si el proveedor pertenece a un grupo, aparece un boton para ver o navegar entre los miembros del grupo. |
| Fecha Desde / Fecha Hasta | Rango de fechas de emision de los comprobantes. La fecha desde se carga automaticamente con un valor predeterminado al ingresar a la pantalla. |
| Unidad de Negocio | Aparece solo si la empresa tiene habilitadas las unidades de negocio. Permite filtrar comprobantes de una unidad especifica. Si el usuario logueado tiene asignada una unidad, el selector queda bloqueado en esa unidad. |
| Cuenta Gastos | Filtra comprobantes imputados a una cuenta de gasto determinada. Los usuarios sin perfil administrador solo ven las cuentas no administradas. |
| Proyectos | Aparece solo si la empresa utiliza proyectos. Permite filtrar comprobantes asociados a un proyecto especifico. |
| Deposito | Filtra comprobantes cuyos items hayan impactado en un deposito determinado. |
| Tipo (radio) | Opciones: Completo (todos), Fiscalizados (solo los que pasaron por AFIP o son fiscales), Guardados (no fiscalizados). Permite separar comprobantes electronicos de los cargados manualmente. |
| Pedidos (radio) | Opciones: Completo (todos), Sin Pedidos (comprobantes directos), Solo Pedidos (solo los generados desde pedidos de compra). El valor predeterminado se configura por empresa. |
| Campos Extra | Si la empresa tiene campos extra configurados para comprobantes o articulos con participacion en filtros, aparece un selector de campo extra con su valor asociado. Se pueden agregar multiples filtros de campos extra. |
Los botones Filtrar y Limpiar estan al pie del panel. El boton Limpiar vacia todos los filtros y recarga la grilla sin restricciones.
La grilla de comprobantes
Columnas de la vista por Comprobantes
| Columna | Descripcion |
|---|---|
| (lupa) | Icono para expandir el detalle del comprobante: muestra los items (articulos, cantidades, importes) directamente en la grilla sin abrir una ventana nueva. |
| Acciones | Botones de accion disponibles para cada comprobante: ver cuenta corriente del proveedor, editar datos minimos, anular, activar, imprimir o acceder al remito CVLP segun el tipo de comprobante y su estado. |
| Fecha | Fecha de emision del comprobante. |
| Vto. | Fecha de vencimiento del comprobante (para compras a credito). |
| Fecha Carga | Fecha y hora en que el comprobante fue ingresado al sistema. |
| Periodo IVA | Periodo fiscal al que pertenece el comprobante (formato AAAAMM). Esta columna es editable con doble clic: permite corregir el periodo IVA directamente desde la grilla sin abrir un modal. |
| Forma | Tipo de comprobante: Factura, Nota de Debito, Nota de Credito, Remito, CVLP, Pedido, etc. |
| Comprobante | Numero del comprobante en formato Letra Punto - Numero (ej: A 0001 - 00000123). |
| Total | Importe total del comprobante (neto + IVA + impuestos). |
| Forma Pago | Condicion de pago: Contado, Cuenta Corriente, Debito automatico, etc. |
| Proveedor | Razon social del proveedor emisor del comprobante. |
| Extras | Aparece solo si la empresa tiene campos extra configurados. Muestra los valores de los campos extra del comprobante. |
Fila de totales
Sobre la grilla se muestran los totales acumulados del resultado filtrado:
- Neto: suma de los importes netos de todos los comprobantes visibles.
- Iva: suma del IVA de todos los comprobantes visibles.
- Total: suma de los importes totales.
- Neto Fiscal: suma del neto de los comprobantes fiscales solamente.
- Iva Fiscal: suma del IVA de los comprobantes fiscales solamente.
Exportar a Excel
La grilla permite exportar los datos a un archivo Excel. El archivo incluye las columnas visibles segun la vista activa (comprobantes, proveedores o articulos), mas columnas adicionales como Neto, IVA, Cotizacion, Cuenta de Gasto, Impacta Stock, Impacta Costo y los distintos tipos de percepcion y retencion.
Vistas de la grilla
En la esquina derecha del panel de filtros hay tres botones que cambian la perspectiva de la grilla sin cambiar los filtros activos:
| Vista | Que muestra |
|---|---|
| Vista por Compras (icono de lista) | Vista predeterminada. Muestra un registro por comprobante con fecha, numero, total, proveedor, forma de pago y acciones. |
| Vista por Proveedores (icono de usuarios) | Agrupa la informacion por proveedor. Muestra razon social, email, telefono y total acumulado. Util para ver cuanto se le compro a cada proveedor en el periodo filtrado. |
| Vista por Articulos (icono de cubo) | Desglosa los comprobantes por articulo. Muestra nombre del articulo, rubro, marca, cantidad total comprada e importe. Util para analizar el volumen de compra por producto. |
Editar datos minimos de un comprobante
Al hacer clic en el boton de edicion (lapiz) en la columna Acciones de un comprobante, se abre el modal Datos Minimos del Comprobante. Desde este modal es posible corregir o completar datos administrativos sin modificar los importes ni los items del comprobante.
Campos del modal Datos Minimos
| Campo | Descripcion |
|---|---|
| Letra | Letra del comprobante (A, B, C, E o M). Permite corregir la letra si fue ingresada incorrectamente. |
| Punto | Punto de venta del comprobante del proveedor. |
| Numero | Numero del comprobante del proveedor. |
| Cuenta Gastos | Cuenta contable a la que se imputa la compra. Campo obligatorio. Permite reasignar la cuenta de gasto si fue imputada incorrectamente. |
| Proyecto | Aparece solo si la empresa utiliza proyectos y no los pide por item. Permite asociar o reasignar el proyecto del comprobante. |
| Provincia | Provincia del proveedor para fines de liquidacion impositiva. |
| F. Vencimiento | Fecha de vencimiento del comprobante. Solo aparece si el comprobante tiene habilitada la modificacion de fecha de vencimiento. Si se muestra, es obligatorio. |
| Observaciones | Texto libre para notas internas sobre el comprobante. |
| Proyeccion de Pagos | Aparece solo si la empresa utiliza proyecciones y el comprobante es a cuenta corriente. Permite planificar los pagos futuros indicando fecha e importe de cada cuota o pago esperado. |
| Campos Extra | Si la empresa tiene campos extra configurados para comprobantes de compra, aparecen aqui para ser completados o modificados. |
Al hacer clic en Guardar, los cambios se aplican inmediatamente y la grilla se actualiza.
Datos minimos por item
Dentro del detalle expandido de un comprobante (al hacer clic en la lupa de la fila), puede haber un boton de edicion por cada item para asignar el proyecto a nivel de linea. Esto se usa cuando la empresa tiene configurado que los proyectos se piden por item de comprobante.
Anular un comprobante
El boton de anulacion (icono de prohibido) en la columna Acciones permite anular un comprobante de compra activo. Al hacer clic, se abre el modal Anulacion de Comprobante que muestra los datos del comprobante seleccionado para confirmacion.
Datos que muestra el modal de anulacion
| Campo | Descripcion |
|---|---|
| Numero | Forma y numero del comprobante a anular. |
| Fecha | Fecha de emision del comprobante. |
| Total | Importe total del comprobante. |
Al confirmar con Aceptar, el comprobante queda marcado como anulado en el sistema. La anulacion registra la fecha y hora, y el responsable que la realizo.
Activar un comprobante anulado
Para comprobantes que fueron anulados y que no son fiscales, el sistema permite reactivarlos. El boton de activacion aparece en la columna Acciones solo para comprobantes en estado anulado.
Al hacer clic se abre el modal Activacion de Comprobante que muestra los datos del comprobante. Al confirmar con Aceptar, el comprobante vuelve al estado activo.
Eliminar una compra
La accion de eliminar (diferente a anular) realiza una operacion mas compleja: ademas de marcar el comprobante como anulado, revierte todos los efectos que tuvo la compra en el sistema:
- Devuelve el stock de los articulos al deposito correspondiente si la compra habia impactado el inventario.
- Restaura las cantidades pendientes en los pedidos de compra de origen, si la compra fue generada desde un pedido.
- Libera los movimientos bancarios asociados.
- Si la compra actualizaba costos de articulos, revierte el costo al valor anterior (siempre que sea la ultima actualizacion registrada).
- Para compras tipo CVLP, libera los comprobantes de venta o items asociados.
Comportamiento segun configuracion de empresa
| Si la empresa tiene... | Que cambia en la pantalla |
|---|---|
| Unidades de negocio habilitadas | Aparece el filtro de Unidad de Negocio. Si el usuario tiene una unidad asignada, el filtro queda bloqueado en esa unidad y no puede cambiarse. |
| Proyectos habilitados | Aparece el filtro de Proyectos. En los datos minimos del comprobante aparece el campo Proyecto (a nivel comprobante o a nivel item, segun configuracion). |
| Modificacion solo para administradores | Los usuarios sin perfil administrador no pueden editar los datos minimos de los comprobantes. El boton de edicion no aparece o esta bloqueado. Si existe una accion de permiso especifica ("per_mod_comp"), puede otorgarse el permiso individualmente. |
| Proyecciones de pagos habilitadas | En el modal de datos minimos aparece una tabla para registrar las fechas e importes de pagos proyectados del comprobante (solo para compras a cuenta corriente). |
| CVLP habilitada (tipo Generica) | Aparece el boton Nueva CVLP en el panel de filtros, que permite generar una Cuenta de Venta Liquido Producto agrupando ventas de un comitente en un periodo determinado. |
| Dias de inicio fecha desde configurados | La fecha desde predeterminada al abrir la pantalla se calcula restando la cantidad de dias configurada a la fecha actual, en lugar de usar el primer dia del mes. |
| Filtro de pedidos predeterminado | La opcion del radio de Pedidos que aparece seleccionada por defecto al abrir la pantalla puede ser "Sin Pedidos", "Solo Pedidos" o "Completo" segun la configuracion de la empresa. |
| Campos extra configurados | Si hay campos extra de ambito Compra con participacion en filtros, aparece la seccion de filtros por campo extra en el panel de filtros y una columna "Extras" en la grilla. |
Flujo de trabajo tipico
Buscar y revisar comprobantes
Ingresar a la pantalla
La grilla carga automaticamente con el filtro de fecha predeterminado. Si la cantidad de registros es manejable, no hace falta filtrar.
Aplicar filtros
Ingresar el proveedor escribiendo en el campo (esperar sugerencias), seleccionar el rango de fechas y otros filtros relevantes. Hacer clic en Filtrar.
Ver el detalle
Hacer clic en la lupa de una fila para expandir los items del comprobante sin salir de la pantalla.
Usar el buscador
Si se conoce el numero del comprobante o el nombre del proveedor, escribirlo en el campo Buscar y presionar Enter para filtrar rapidamente.
Corregir datos de un comprobante
Localizar el comprobante
Filtrar por proveedor y/o fecha para encontrar el comprobante a corregir.
Abrir datos minimos
Hacer clic en el boton de edicion (lapiz) en la columna Acciones de la fila correspondiente.
Realizar la correccion
Modificar el campo deseado: cuenta de gasto, proyecto, observaciones, numero de comprobante, etc.
Guardar
Hacer clic en Guardar. El sistema valida que la cuenta de gasto no este vacia y aplica los cambios. La grilla se actualiza.
Anular un comprobante
Verificar el estado
Confirmar que el comprobante no fue utilizado en una Orden de Pago. Si fue usado, no puede eliminarse (si puede anularse con la accion de anulacion directa).
Hacer clic en anular
Usar el boton de anulacion en la columna Acciones. Revisar los datos del comprobante en el modal.
Confirmar
Hacer clic en Aceptar. El sistema procesa la anulacion y la grilla se recarga.