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Que es esta pantalla

La pantalla Administrar Acceso al Sistema permite gestionar quienes pueden ingresar al sistema Coverweb y con que nivel de acceso lo hacen. Desde aqui se crean nuevos usuarios, se asignan sus permisos, se modifican datos existentes y se habilita o deshabilita el acceso de cada persona.

Cada persona con acceso al sistema se denomina responsable. Un responsable puede ser un empleado interno de la empresa (vendedor, cajero, administrador) o un usuario externo como un cliente que accede a su panel de seguimiento.

Ademas de los datos personales y el nivel de acceso, el sistema permite definir en detalle a que secciones del menu puede ingresar cada usuario, a que punto de venta esta asignado, que rubros y marcas puede ver (en el caso de usuarios externos), y si puede acceder a todos los fondos o solo al asignado.

Nota: El usuario administrador principal de la empresa no puede ser modificado ni se le puede quitar el acceso desde esta pantalla.
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Donde se encuentra

Para acceder a esta pantalla, seguir la ruta de menu:

Asistentes > Acceso al Sistema

Importante: Solo los usuarios con nivel de acceso administrador o con permisos especificos sobre esta seccion pueden ingresar a esta pantalla. Si no aparece en el menu, es porque el usuario actual no tiene permiso para verla.
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Que ve el usuario al ingresar

Listado de responsables

Al abrir la pantalla se muestra directamente una tabla con todos los responsables de la empresa (excepto el propio usuario que esta navegando). Las columnas que se muestran son:

ColumnaDescripcion
Responsable Numero interno que identifica al responsable en el sistema. Esta columna no es visible en la tabla, se usa internamente.
Acciones Menu desplegable con las opciones disponibles para ese responsable: Modificar, Ingresar (para usuarios externos) y Enviar mail de acceso.
Acceso Casilla de verificacion que indica si el responsable tiene acceso habilitado al sistema. Si esta tildada, tiene acceso; si no lo esta, no puede ingresar. Al hacer clic se puede otorgar o quitar el acceso.
Razon Social Nombre o razon social del responsable. Puede incluir entre parentesis el nombre de fantasia y el CUIT, ademas del domicilio.
Email Direccion de correo electronico del responsable, que se usa tambien como usuario de ingreso al sistema.
Nivel Nombre del nivel de acceso asignado al responsable (por ejemplo: Administrativo, Vendedor, Cliente, etc.).
Descripcion Nivel Texto descriptivo del nivel de acceso asignado.

Filtro de acceso

En la parte superior de la tabla se encuentra el selector Filtrar por Acceso, que permite mostrar:

  • Todos: muestra todos los responsables, tengan o no acceso.
  • Con Acceso: muestra solo los que tienen acceso habilitado.
  • Sin Acceso: muestra solo los que no tienen acceso.

Boton Nuevo

En la parte superior de la tabla tambien se encuentra el boton Nuevo, que permite crear un responsable con acceso al sistema desde cero.

Nota: La tabla admite busqueda por texto libre en el campo de busqueda. Se puede buscar por razon social, email, nombre del nivel o descripcion del nivel.
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Crear un nuevo acceso

Al hacer clic en el boton Nuevo, se abre el formulario Datos del Responsable. Desde alli se completan los datos del nuevo usuario y se confirma con el boton Aceptar.

Campos del formulario

CampoDescripcionObligatorio
Razon Social Nombre completo o razon social de la persona u organizacion que tendra acceso. Es el nombre principal con el que se identifica al responsable en el sistema. Si
Apellido Apellido de la persona. Es opcional y complementa la razon social cuando se trata de personas fisicas. No
Nombre Nombre de pila de la persona. No
Email Direccion de correo electronico del responsable. Este email se usa como nombre de usuario para ingresar al sistema. Debe ser unico por empresa. Si
Nivel Nivel de acceso que se asignara al responsable. Define las secciones del menu a las que podra acceder por defecto. Al cambiar el nivel, los permisos se actualizan automaticamente segun la configuracion del nivel seleccionado. El boton azul de personas al costado del selector permite ver y editar los permisos en detalle. Si
Punto Punto de venta al que quedara asociado el responsable. Determina desde que punto opera el usuario por defecto al realizar ventas u otras operaciones. Si
Ver todos los puntos Casilla de verificacion. Si se activa, el responsable podra ver y operar en todos los puntos de la empresa, no solo en el asignado. No
Fondo Solo si aplica Fondo de gastos al que quedara vinculado el responsable. Solo aparece si la empresa tiene habilitada la funcionalidad de fondos de gastos. No
Ver todos los fondos Solo si aplica Si se activa, el responsable puede ver todos los fondos de gastos. Solo aparece si la empresa usa fondos de gastos. No
Un. Negocio Solo si aplica Unidad de negocio a la que pertenece el responsable. Solo aparece si la empresa tiene unidades de negocio activadas. No
Rubros Solo usuarios externos Uno o mas rubros de articulos a los que podra acceder el usuario externo. Permite restringir que categorias de productos puede ver o consultar el cliente desde su panel. Solo visible cuando el nivel seleccionado es de tipo usuario externo. No
Subrubros Solo usuarios externos Subrubros dentro de los rubros seleccionados. Se cargan automaticamente al seleccionar rubros. Solo visible para usuarios externos. No
Marcas Solo usuarios externos Marcas de articulos a las que podra acceder el usuario externo. Funciona igual que los rubros pero para filtrar por marca. Solo visible para usuarios externos. No
Deposito Solo si aplica Depositos a los que tiene acceso el responsable. Solo aparece si la empresa tiene habilitado el permiso por deposito en la configuracion. No visible para usuarios externos (que usan Rubros y Marcas en cambio). No
Resultado: Al confirmar con Aceptar, el responsable queda registrado en el sistema con acceso habilitado. La tabla se actualiza automaticamente mostrando el nuevo usuario.
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Modificar un acceso existente

Para modificar los datos de un responsable que ya tiene acceso al sistema, se puede utilizar cualquiera de los siguientes metodos:

  • Hacer clic en el menu desplegable (icono de engranaje) en la columna Acciones y seleccionar Modificar.
  • Hacer clic sobre la casilla de verificacion tildada en la columna Acceso del responsable que ya tiene acceso.

Se abrira el mismo formulario de alta ya completado con los datos actuales del responsable, donde se pueden actualizar todos los campos y confirmar con Aceptar.

Nota: Al modificar el nivel de acceso, los permisos de menu se actualizan automaticamente segun los permisos del nuevo nivel. Si el usuario tenia permisos personalizados distintos a los del nivel, se reemplazaran por los del nivel seleccionado al menos que se hayan ajustado manualmente en la seccion de permisos.
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Permisos de menu

Dentro del formulario de alta o modificacion de un responsable, se encuentra el boton azul con icono de personas, ubicado al costado del selector de Nivel. Al hacer clic en ese boton, el formulario cambia a la vista de permisos detallados.

Vista de permisos

En la vista de permisos se muestra un listado de todas las secciones del menu del sistema, organizadas jerarquicamente. Cada item tiene una casilla de verificacion que indica si el responsable tiene permiso para acceder a esa seccion.

  • Al seleccionar un nivel desde esta vista, los permisos se actualizan automaticamente para reflejar los habilitados por defecto para ese nivel.
  • Se puede personalizar el acceso de un responsable en particular tildando o destildando elementos individualmente, de forma independiente al nivel base.
  • El sistema maneja automaticamente las dependencias: si se habilita el acceso a una subseccion, tambien se habilitara el acceso a las secciones padre necesarias para llegar a ella.

Usuarios externos vs. usuarios internos

El listado de permisos cambia segun el tipo de nivel seleccionado:

  • Usuarios internos: se muestra el menu completo del sistema, con todas sus secciones y subsecciones organizadas en jerarquia.
  • Usuarios externos (por ejemplo, clientes con acceso a su panel): se muestran unicamente los permisos disponibles para el mundo externo, que son distintos al menu interno. Tambien pueden tener permisos sobre Acciones Externas, que son funciones especificas habilitadas para usuarios externos.

Para volver al formulario de datos generales desde la vista de permisos, hacer clic en el boton Volver.

Importante: Los cambios en los permisos no se guardan hasta que se confirme con el boton Aceptar en la vista de datos generales. Si se cierra el formulario sin confirmar, los cambios se pierden.
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Quitar el acceso a un responsable

Para deshabilitar el acceso de un responsable al sistema, se debe desmarcar la casilla de verificacion en la columna Acceso del responsable correspondiente.

Se abrira un cuadro de confirmacion que pregunta si se desea eliminar el acceso. Al confirmar con Aceptar, el responsable queda sin acceso al sistema: su contrasena y nivel quedan eliminados, y no podra ingresar hasta que se le vuelva a otorgar acceso.

Atencion: Quitar el acceso elimina la contrasena del responsable. Si en el futuro se le otorga acceso nuevamente, debera volver a configurarse su contrasena (por ejemplo, enviandole el email de acceso).
Nota: El usuario con nivel Administrador no puede ser deshabilitado desde esta pantalla. La casilla de verificacion aparece desactivada para ese responsable.
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Enviar acceso por email al cliente

Para los responsables con un nivel de tipo usuario externo (clientes con panel propio), existe la opcion de enviarles un email con el enlace de acceso a su panel. Esta opcion aparece en el menu desplegable de la columna Acciones como Enviar mail de acceso al cliente.

Al hacer clic en esa opcion, el sistema muestra una confirmacion indicando la direccion de email del cliente. Al aceptar, se le envia automaticamente un correo con un boton para acceder directamente a su panel de usuario.

Si el cliente no tiene contrasena asignada aun, el sistema genera una automaticamente antes de enviar el email. El cliente puede cambiar su contrasena una vez que ingresa al sistema desde el icono en la esquina superior derecha.

Opcion "Ingresar"

Para usuarios externos que ya se registraron (tienen contrasena asignada), aparece la opcion Ingresar en el menu de acciones. Esta opcion permite al administrador acceder al panel del cliente en su nombre, en una ventana nueva del navegador. Esto es util para verificar como ve el cliente su panel o para asistirlo a distancia.

Nota: Si el usuario externo aun no completo su registro (no tiene contrasena), la opcion Ingresar no esta disponible y en su lugar aparece un mensaje indicando que el usuario no se registro.
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Campos que cambian segun la configuracion de la empresa

Algunos campos del formulario solo aparecen si la empresa tiene activadas ciertas funcionalidades. La siguiente tabla resume que cambia en la pantalla segun la configuracion:

Si la empresa tiene...Que aparece en la pantalla
Fondos de Gastos activados Aparecen los campos Fondo y Ver todos los fondos en el formulario de datos del responsable.
Unidades de Negocio activadas Aparece el campo Un. Negocio en el formulario para asignar al responsable a una unidad de negocio.
Permiso por Deposito activado Aparece el campo Deposito en el formulario (para usuarios internos), permitiendo restringir el acceso del responsable a depositos especificos.

Ademas, segun el nivel seleccionado para el responsable cambian los campos visibles:

  • Si el nivel es de tipo usuario externo: se muestran los campos Rubros, Subrubros y Marcas (en lugar de Deposito).
  • Si el nivel es de tipo usuario interno: se muestra el campo Deposito (si aplica) y se ocultan Rubros, Subrubros y Marcas.
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Flujo de trabajo

Dar acceso a un nuevo usuario

1

Abrir la pantalla

Ingresar a Asistentes > Acceso al Sistema desde el menu principal.

2

Hacer clic en Nuevo

Presionar el boton Nuevo en la parte superior de la tabla de responsables.

3

Completar los datos

Ingresar Razon Social, Email, Nivel y Punto. Completar los demas campos opcionales si corresponde.

4

Revisar permisos (opcional)

Hacer clic en el boton azul de personas para ver y ajustar los permisos de menu del usuario.

5

Confirmar

Presionar Aceptar. El responsable queda creado con acceso habilitado.

6

Enviar acceso (opcional)

Para usuarios externos, usar la opcion Enviar mail de acceso al cliente para que el usuario reciba su enlace de ingreso.

Modificar un usuario existente

1

Localizar el responsable

Buscar el responsable en la tabla usando el campo de busqueda o el filtro de acceso.

2

Abrir el formulario

Hacer clic en el menu de acciones (engranaje) y seleccionar Modificar, o hacer clic sobre la casilla de acceso tildada.

3

Editar y confirmar

Realizar los cambios necesarios y presionar Aceptar para guardar.

Quitar el acceso a un usuario

1

Desmarcar la casilla

En la columna Acceso, hacer clic sobre la casilla tildada del responsable al que se le quiere quitar el acceso.

2

Confirmar

En el dialogo de confirmacion, presionar Aceptar. El acceso queda inhabilitado de inmediato.

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Errores frecuentes

El boton Aceptar no hace nada y aparecen campos marcados en rojo
Hay campos obligatorios sin completar. Verificar que los campos Razon Social, Email, Nivel y Punto esten completos. Los campos en rojo indican cual es el problema.
No se pueden ver los campos Rubros y Marcas para un nuevo responsable
Los campos Rubros, Subrubros y Marcas solo se muestran cuando el nivel seleccionado es de tipo usuario externo. Al seleccionar un nivel externo, estos campos aparecen automaticamente.
No aparece la opcion "Modificar" en el menu de acciones de un responsable
La opcion Modificar solo aparece si el responsable tiene acceso habilitado y su nivel no es el de Administrador. Si el responsable no tiene acceso (casilla destildada) o es el administrador, la opcion no esta disponible.
La casilla de acceso de un responsable no responde al hacer clic
El responsable tiene nivel de Administrador. El acceso del administrador principal no puede modificarse desde esta pantalla.
No aparece la opcion "Ingresar" para un usuario externo
El usuario externo aun no completo su registro, es decir, no tiene contrasena configurada. Se recomienda usar Enviar mail de acceso al cliente para que el usuario complete su registro.
El email de acceso no llega al cliente
Verificar que la direccion de email del responsable este cargada correctamente. El email se envia a la direccion registrada en el campo Email del responsable. Ademas, el cliente puede revisar su carpeta de correo no deseado (spam).
Al cambiar el nivel de un responsable, sus permisos personalizados se pierden
Al cambiar el nivel, el sistema carga automaticamente los permisos del nuevo nivel seleccionado. Los permisos personalizados anteriores se reemplazan. Si se necesita mantener una configuracion particular, revisar y ajustar los permisos desde el boton de personas antes de confirmar.
Un responsable creado no puede ingresar al sistema
Para poder ingresar, el responsable debe tener acceso habilitado (casilla tildada) y una contrasena configurada. Si es un usuario externo, enviar el email de acceso para que genere su contrasena. Si es un usuario interno, la contrasena se puede establecer desde el perfil del usuario o comunicandosela directamente.
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Glosario

Responsable
Persona registrada en el sistema que puede o no tener acceso. Puede ser un empleado interno o un cliente externo.
Nivel de acceso
Perfil que define el conjunto de secciones del sistema a las que un usuario puede acceder. Ejemplos: Administrativo, Vendedor, Cliente.
Usuario externo
Responsable cuyo nivel de acceso esta configurado como "externo". Por lo general son clientes que acceden a su propio panel de seguimiento, no al sistema interno de la empresa.
Usuario interno
Responsable que accede al sistema principal de la empresa: vendedores, cajeros, administradores, etc.
Punto de venta
Sucursal o punto de operacion al que queda asignado el responsable. Determina desde donde opera por defecto.
Permiso de menu
Habilitacion especifica para que un usuario pueda ver y acceder a una seccion determinada del sistema. Se pueden ajustar de forma individual por responsable.
Rubro / Subrubro
Categorias y subcategorias de articulos. Para usuarios externos, limita que productos puede ver el cliente en su panel.
Marca
Marca de los articulos. Para usuarios externos, permite restringir la visibilidad a productos de marcas especificas.
Deposito
Almacen fisico de la empresa. Si la configuracion lo requiere, los usuarios internos pueden tener su acceso restringido a ciertos depositos.
Fondo de gastos
Caja chica o fondo de dinero asignado a un responsable para cubrir gastos operativos. Solo aplica si la empresa usa esta funcionalidad.
Unidad de negocio
Division o area de la empresa a la que pertenece el responsable. Se usa para segmentar operaciones por area cuando la empresa tiene mas de un negocio.
Accion
Funcionalidad especifica del sistema que puede habilitarse o restringirse por usuario, ademas de los permisos de menu. Ejemplo: imprimir, exportar, anular comprobantes.